Redação

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Geração Crescer

Como Escrever um E-mail Profissional

Apesar das diversas ferramentas de comunicação que temos hoje em dia, o e-mail continua sendo uma das mais utilizadas no ambiente corporativo. Por isso, aprenda agora a como escrever um e-mail profissional.

Porque o e-mail é tão importante?

O e-mail ainda é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas por empresas até hoje por um simples motivo: é através dele que se documenta e formaliza as informações.

Seja o assunto tratado em uma reunião ou negociação de vendas, para marcar reuniões ou encontros, envio de dados e arquivos, o e-mail tem como função principal comprovar uma conversa entre as partes.

Por isso, é muito importante que você saiba diferenciar a forma de se escrever um e-mail profissional em relação a forma como você envia e-mails pessoais ou se comunica nas redes sociais.

Acredite ou não, a forma como você se comunica através do e-mail reflete diretamente em sua imagem corporativa e na sua postura profissional.

Principais Erros Cometidos em um E-mail Profissional

 

Erros de Gramática

Talvez o erro mais cometido pelos profissionais, os erros de gramática podem ser considerados falhas graves de comunicação e que podem afetar severamente seus resultados. Portanto, garanta que sua gramática esteja em dia.

Exemplo: “Peço que o arquivo seje enviado hoje mesmo”.

Erros de Formatação

A falta de formatação em um e-mail pode demonstrar uma falta de capricho e de atenção, resultando em uma imagem profissional desleixada.

Lembre-se que o que um dos principais diferencias profissionais é a atenção aos detalhes.

Exemplo: “Bom dia , Carlos !!!

Erros de Digitação

Diferentemente do erro gramatical, os erros de digitação demonstram pressa e falta de atenção, que podem ser interpretados como problemas na gestão de tempo ou pouca importância dada para o e-mail (e para o destinatário) enviado.

Exemplo: “Você poderia, por favor, sacanear (escanear) os arquivos?”

Para evitar esses e outros erros e gafe, separamos dicas que irão te ajudar na hora de escrever um e-mail profissional:

Dicas para Escrever um E-mail Profissional

 

Dica 01 – Seja Chamativo no Assunto

Como você deve imaginar, todo profissional possui uma caixa de e-mails realmente lotada.

Muitos profissionais separam momentos específicos do dia para responder e-mails e, com isso, buscam dar atenção apenas para aqueles que realmente são importantes.

Para que você consiga ter prioridade na resposta do seu e-mail, certifique-se de inserir um assunto objetivo, claro e bem definido.

Assim, o destinatário com certeza irá identificar rapidamente do que o e-mail se trata e dará prioridade para responde-lo.

E, claro, jamais deixe o assunto em branco!

Dica 02 – Inicie com uma Saudação

Todo e-mail profissional deve começar com uma saudação apropriada.

Para isso, busque ser cordial e educado e cumprimente o destinatário, ainda mais se esse for o primeiro contato realizado com a outra parte.

É claro que você pode adequar o tipo de saudação conforme o seu nível de relacionamento com a pessoa, porém, tome sempre muito cuidado.

Se você não quiser arriscar, o clássico “Bom dia (tarde/noite), [Nome da Pessoa].”, seguido de um “Tudo bem?” não tem erro!

Dica 03 – Adeque o seu Vocabulário

Como sempre falamos em nossos artigos de Comunicação e Expressão, sempre tenha em mente o ambiente na qual você está inserido.

No momento de escrever um e-mail profissional não é diferente. Adeque o seu vocabulário conforme o ambiente formal em que você está!

Evite abreviações das palavras, o uso de emojis ou gírias.

Por mais que seja um colega de trabalho que você tem certa intimidade, deixe o seu vocabulário informal para outras situações.

Lembre-se que e-mails corporativos são uma forma de documentar as informações, portanto, pode ser que no futuro um e-mail com o objetivo de ser uma simples troca de informações, através de uma conversa informal com um colega de trabalho, necessite ser exposto para outras pessoas.

Dica 04 – Organize as Informações do seu E-mail

É muito importante que o seu e-mail siga uma lógica, para isso, ele precisa ter uma introdução, o desenvolvimento e a conclusão do assunto.

O ideal é que no primeiro parágrafo, seja abordada a introdução do assunto.

Em seguida, é muito válido se utilizar da descrição do assunto em tópicos para facilitar a leitura por parte do destinatário e deixar suas informações organizadas.

Lembre-se também de inserir um espaçamento entre cada um dos parágrafos e tópicos escritos.

Por fim, tenha muita atenção com a formatação de seu e-mail: certifique-se de utilizar a mesma fonte e tamanho das letras.

Evite poluir a mensagem com cores diferentes para as palavras. Caso queira destacar alguma informação em específico, utilize sempre a função “negrito”.

Dica 05 – Finalize seu E-mail de Forma Apropriada

Para encerrar o seu e-mail da forma certa, busque sempre ser cordial e profissional na despedida.

Antes da despedida, é sempre válido inserir a frase “qualquer dúvida estou à disposição” para demonstrar atenção.

Para a despedida, as frases mais bem aceitas para a finalização de um e-mail profissional são: “atenciosamente”, aguardo um retorno”, “aguardo o seu feedback” ou “cordialmente”.

Lembre-se que todo e-mail profissional também deve ser assinado, portanto, sempre utilize uma assinatura com seu nome e sobrenome, além de seus dados profissionais como departamento e telefone comercial. 

Mas não se preocupe: é extremamente comum que as empresas disponibilizem um padrão de assinatura para seus funcionários.

Após a finalização do seu e-mail, não se esqueça de revisá-lo quantas vezes forem necessárias para corrigir eventuais erros que possam ter sido cometidos.

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